9 juridische vragen bij het organiseren van webinars beantwoord

Uitnodiging in bulk

Als je uitnodigingen per bulk e-mail verstuurt (bv. via een tool zoals MailChimp), dan wordt dit beschouwd als een direct marketing e-mail waarvoor je in principe de voorafgaande toestemming (opt-in) van de ontvanger nodig hebt. Deze toestemming dient vrij, specifiek en geïnformeerd te zijn. Je kunt geen e-mail sturen om deze voorafgaande toestemming te vragen (want die wordt ook als een marketing e-mail beschouwd)

Persoonlijke uitnodiging

Als je persoonlijke uitnodigingen per e-mail verstuurt (dus niet in bulk), dan heb je geen voorafgaande toestemming van de ontvanger nodig.

Inschrijving

Daarnaast is het ook mogelijk dat je het webinar aankondigt op jouw website of sociale media kanaal en dat deelnemers zich vervolgens zelf inschrijven via een online formulier of door een e-mail te sturen aan een specifiek e-mailadres.

Bestaande klanten

Als je bestaande klanten (nl. personen met wie je een contractuele relatie hebt doordat zij reeds producten hebben gekocht of diensten hebben afgenomen) gaat uitnodigen per bulk e-mail, dan heb je geen voorafgaande toestemming nodig als het webinar gaat over producten of diensten vergelijkbaar met de producten of diensten die de klant eerder heeft gekocht of afgenomen en op voorwaarde dat de klant de mogelijkheid heeft gekregen om zich te verzetten tegen het ontvangen van marketing e-mails (soft opt-in).

Voor professionele organisatoren van webinars bij wie de deelname aan het webinar de dienst op zich uitmaakt (bv. een uitgeverij die online juridische opleidingen organiseert), kunnen deelnemers aan een eerder webinar ook worden beschouwd als “bestaande klanten”. Dat betekent dat de soft opt-in eventueel zou kunnen worden toegepast, want de uitnodiging voor een ander webinar kan waarschijnlijk als een gelijkaardige dienst worden beschouwd.

Prospecten

Prospecten zijn potentiële klanten die nog geen producten of diensten hebben gekocht of afgenomen. Met prospecten is er dus nog geen contractuele relatie (geweest), in tegenstelling tot bestaande klanten. Kan je voor prospecten dan een beroep doen op de soft opt-in (zodat je geen toestemming nodig hebt voor het versturen van direct marketing e-mails)? De wet stelt dat de gegevens “in het kader van de verkoop van een product of een dienst” moeten zijn verkregen om een beroep te kunnen doen op de soft opt-in. De vraag is hoe dit moet worden geïnterpreteerd.

• Volgens een traditionelere, restrictievere interpretatie zou er sprake moeten zijn geweest van een verkoop van een product of een dienst om zich op de soft opt-in te kunnen beroepen. Dat zou betekenen dat als je prospecten gaat uitnodigen per bulk e-mail, dat je in principe geen beroep zou kunnen doen op de soft opt-in. Bij deze interpretatie moet je dus een opt-in te bekomen voor de uitnodiging per bulk e-mail naar prospecten te sturen, of je dient hen op een andere manier uit te nodigen (bv. een persoonlijke uitnodiging, via de eigen website, via sociale media, enz.).
• Een alternatieve, pragmatische interpretatie zou eruit kunnen bestaan dat ook pre-contractuele stappen (zoals onderhandelingen) ook onder de soft opt-in kunnen vallen zodat er geen onmiddellijke verkoop noodzakelijk zou zijn om zich op de soft opt-in te kunnen beroepen. Zo’n pragmatische interpretatie moet wel juridisch goed worden onderbouwd, want als uitzondering dient de soft opt-in eerder restrictief te worden geïnterpreteerd. De “direct marketing guidance” van de ICO (de Britse toezichthoudende autoriteit) laat ruimte voor een dergelijke interpretatie. De aanbeveling 01/2020 van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit verduidelijkt echter niet of pre-contractuele stappen ook in aanmerking kunnen komen voor het interpreteren van het criterium “in het kader van de verkoop”.

Auteursrecht op slides

De slides van een externe spreker kunnen beschermd zijn door het auteursrecht, maar dit auteursrecht blijft bij de spreker indien je hierover geen andere afspraken maakt. Dat betekent dat je deze slides niet zomaar verder mag verspreiden, ook niet in het kader van een opname van het webinar (zie vragen 7 en 8).

Confidentiële informatie

Het is mogelijk dat de spreker informatie met het publiek wenst te delen die niet verder verspreid mag worden (bv. via een opname van het webinar). Best maak je afspraken met de spreker over de opname en verspreiding van het webinar, zodat de spreker zelf kan afwegen welke informatie hij met het publiek deelt.

Deelnemersgegevens

In sommige gevallen worden de gegevens van deelnemers gedeeld met de sprekers (bv. contactgegevens). In dat verband kan de spreker deze gegevens voor eigen doeleinden gebruiken (bv. door deelnemers achteraf te contacteren), waardoor hij een verantwoordelijke voor die verwerking wordt.

Als verantwoordelijke dient de spreker de deelnemers te informeren over deze verwerking, maar hij of zij kan die informatie verstrekken via de organisator van het webinar. In dat geval stellen de spreker en organisator best een data sharing agreement op.

Bovendien moet de organisator in dat geval de deelnemer informeren over het delen van hun persoonsgegevens met de spreker.

Delen met de spreker

Voor de spreker is het handig om op voorhand te weten wie zal deelnemen aan het webinar (bv. hoeveel deelnemers, uit welke sectoren, enz.). Indien deze gegevens door de organisator van het webinar worden gedeeld met een externe spreker (nl. een ontvanger), dient er een juridische grondslag te zijn voor het delen van deze gegevens. Aangezien het delen van deze gegevens waarschijnlijk tot de redelijke verwachtingen van de deelnemers behoort, is de grondslag ‘legitiem belang’ één van de mogelijkheden. Dit betekent dat het niet noodzakelijk zou zijn om toestemming te vragen aan de deelnemers voor het delen van bepaalde gegevens met de externe spreker.

Voor bepaalde soorten webinars kan het zelfs noodzakelijk zijn dat er persoonsgegevens met de spreker worden gedeeld (bv. een interactief webinar). In dat geval zou het delen van deze persoonsgegevens eventueel kunnen worden gebaseerd op de grondslag ‘contract’ in plaats van ‘legitiem belang’, aangezien dit wordt vereist door de aard van het webinar.

Daarnaast moeten de deelnemers in elk geval worden geïnformeerd over deze (categorie van) ontvanger (zie vraag 4 hierboven).

Delen met andere partijen

Indien de persoonsgegevens met andere ontvangers dan de externe spreker worden gedeeld, dan behoort dit mogelijks niet tot de redelijke verwachtingen van de deelnemers en is de grondslag ‘legitiem belang’ dus moeilijker toepasbaar.

Welke grondslag dan wel geschikt is, hangt af van het soort ontvanger (bv. een platform voor het organiseren van het webinar, of andere commerciële bedrijven?). Indien de gegevens worden doorgegeven als leads aan andere bedrijven, dan dient hier mogelijks de toestemming van de deelnemers voor te worden gevraagd.

Ook in dit geval dienen de deelnemers in elk geval te worden geïnformeerd over het delen van hun gegevens met deze (categorie) van ontvanger (zie vraag 4 hierboven).

Opname door organisator

De organisator kan het webinar opnemen, maar afhankelijk van de persoonsgegevens die deel zullen uitmaken van de opname (bv. beeld, geluid, vragen in de publieke chat, enz.), moet de organisator de deelnemers hier wel op voorhand over informeren. Best doe je dit al op het moment van inschrijving, vooral als het om een betalend webinar gaat. Mensen die dan niet akkoord zijn met die opname, kunnen besluiten om zich niet in te schrijven.

Je kunt ook deelnemers informeren aan het begin van het webinar, voordat je de opname start. Mensen die niet akkoord zijn met een opname, kunnen dan het webinar nog verlaten. Vervolgens kan je de opname starten en herhalen dat het webinar wordt opgenomen, dan heb je later ook een bewijs dat iedereen die deelneemt akkoord is met de opname.

Best kan je deelnemers ook informeren over de concrete gegevens die worden opgenomen. Het is immers mogelijk dat de naam van een vraagsteller ook zal worden opgenomen (in de publieke chat). Als dit het geval zou zijn, kan je eventueel ook een alternatieve methode om vragen te stellen voorzien (bv. door het versturen van een e-mailbericht aan de host, of door namen onzichtbaar te maken in de publieke chat).

Opname door deelnemers

Het is ook mogelijk dat een deelnemer zelf het webinar opneemt. Indien dergelijke opnames niet zijn verboden door de organisator, is het niet verboden dat de deelnemer een opname maakt en deze voor eigen doeleinden gebruikt zolang de deelnemer hiermee geen andere wetgeving schendt (bv. het auteursrecht van de spreker).

De organisator kan het opnemen van het webinar door deelnemers verbieden door dit op te nemen in voorwaarden om deel te kunnen nemen aan het webinar waar de deelnemers bij inschrijving mee akkoord zijn gegaan.