Slapend erfgoed online ontsluiten - een introductie tot werken buiten de handel als oplossing

Vele erfgoedinstellingen bewaren waardevolle 20e-eeuwse collecties, zoals affiches, programmaboekjes, persfoto’s, brochures, lokale publicaties, brieven en catalogi. Maar bewaren is één ding, publiek toegankelijk maken is iets anders. Vaak is het auteursrecht nog van toepassing, terwijl het werk niet meer in de handel is en rechthebbenden versnipperd of moeilijk te vinden zijn. Individuele toestemming vragen per werk is dan praktisch onhaalbaar. 

De regeling rond werken die zich buiten de handel bevinden (ook wel ‘out-of-commerce’ of ‘OOC’-werken) biedt net daarvoor een juridisch kader. Erfgoedinstellingen kunnen werken die niet langer commercieel beschikbaar zijn toch digitaal ontsluiten, op schaal en met waarborgen voor rechthebbenden. Hieronder leggen we de kern van de regeling uit en tonen we hoe erfgoedinstellingen er verantwoord mee starten. 

Waarom ontsluiting en hergebruik van erfgoedmateriaal vaak vastloopt 

Erfgoedinstellingen willen collecties niet alleen bewaren, maar ze ook actief inzetten voor het publiek, zowel online als offline. Het kan gaan om digitalisering voor online platformen en databanken, hergebruik voor onderzoeks- en onderwijsprojecten, ontsluiting voor tentoonstellingen (met catalogi, beelden in zalen of audiovisuele fragmenten), publiekscampagnes, en het delen van materiaal met partners zoals scholen, media-archieven of andere culturele actoren. Net daar ontstaat vaak een knelpunt, zeker bij materiaal uit de 20e eeuw dat zich nog niet in het publiek domein bevindt: 

• Het auteursrecht geldt vaak nog, ook als het werk nergens meer te koop is; 
• Er is vaak sprake van onduidelijke en/of versnipperde rechthebbenden (bv. meerdere erfgenamen, uitgevers, fotografen); 
• De uiteindelijke rechtenklaring per werk is duur, traag en onzeker, wat erfgoedinstellingen afschrikt. 

Het gevolg is dat waardevol erfgoed vaak onderbelicht blijft of slechts beperkt kan worden gedeeld, ondanks duidelijke maatschappelijke en wetenschappelijke interesse. Dat remt niet alleen digitaliseringsprojecten af, maar ook bredere vormen van ontsluiting en hergebruik. Daarom is een schaalbaar mechanisme zoals de OOC-regeling een interessante oplossing. 

Van verweesde werken naar een meer werkbare OOC-regeling 

De Europese Richtlijn 2012/28 met betrekking tot verweesde werken trachtte in het verleden reeds een oplossing te bieden voor deze uitdaging. Net als onder de OOC-regeling is een verweesd werk een werk dat naar alle waarschijnlijkheid (nog steeds) onder de bescherming van het auteursrecht (of een naburig recht) valt. Echter, de rechthebbende is niet gekend of kan niet gevonden worden, bijvoorbeeld omdat de erfgenamen moeten worden gezocht of omdat een uitgever niet meer bestaat. De praktische implementatie van deze uitzondering bleek in de praktijk echter weinig effectief en te omslachtig. Mede om die reden werd een bredere regeling uitgewerkt voor werken die zich buiten de handel bevinden. Die regeling kwam er met de DSM-Richtlijn in 2019, zijnde de OOC-regeling. De Richtlijn werd reeds omgezet in België met de Wet van 19 juni 2022, die de DSM-Richtlijn zo goed als volledig overneemt. 

Erfgoedinstellingen en niet-commerciële doeleinden 

De OOC-regeling kan enkel worden toegepast door erfgoedinstellingen in het kader van niet-commerciële doeleinden, zoals een publiek toegankelijke bibliotheek of een voor het publiek toegankelijk museum, een archief of een instelling voor cinematografisch of audio(visueel) erfgoed. 

Wat is een OOC-werk? 

Een werk is “out-of-commerce” wanneer het niet (meer) commercieel beschikbaar is via de gebruikelijke handelskanalen. Het kan gaan om werken die niet meer in de handel zijn, of werken die door hun aard nooit bestemd waren voor commerciële exploitatie.

 Denk bijvoorbeeld aan: 

• een lokale publicatie uit de jaren 70 die nergens meer verkocht wordt, 
• een reeks affiches van culturele evenementen uit de jaren 60–90, 
• programmaboekjes van een theater of concertzaal, 
• oude persfoto’s die nooit opnieuw zijn uitgebracht. 

Het is belangrijk op te merken dat OOC niet betekent “moeilijk te vinden” of “niet beschikbaar op mijn favoriete webshop”. Het gaat om redelijke commerciële beschikbaarheid: is het werk nog normaal te koop of te licentiëren, bijvoorbeeld via gangbare platformen, herdruk, e-book, print-on-demand of een actieve licentiemarkt?

‘Out-of-commerce’ veronderstelt een redelijke inspanning te goeder trouw door commerciële beschikbaarheid op gebruikelijke handelskanalen na te gaan. Het gaat dsu om een verplichting te goeder trouw en naar best vermogen, geen perfecte zekerheid. De richtlijn laat bovendien toe dat die inspanning proportioneel is waardoor je geen herhaaldelijk detectivewerk hoeft te doen waar dat weinig zinvol is. 

Indien het werk na een redelijke inspanning niet beschikbaar blijkt op de voor dat soort werk gebruikelijke handelskanalen, dan is het werk niet meer in de handel, ongeacht of er mogelijks nog auteursrechten op gelden. 

De OOC-oplossing: twee routes, één doel 

Route 1: een collectieve licentie 

De OOC-regeling werkt als een waterval. De erfgoedinstelling moet eerst nagaan of er een representatieve beheersorganisatie is aangeduid voor de betrokken werken of rechten. Als die is aangeduid, dan is een collectieve licentieovereenkomst het uitgangspunt. Deze kan per betrokken repertoire worden afgesloten, bijvoorbeeld voor bepaalde categorieën publicaties of audiovisueel materiaal. 

In België dient die representatieve beheersorganisatie aangeduid te worden bij Koninklijk Besluit. Pas dan zal de OOC-regeling zijn volledige potentieel kunnen bewijzen in België. In afwachting daarvan is de uitzonderingsroute hieronder de toepasselijke werkwijze. 

De sterkte van de collectieve regeling is de verruimde werking en zekerheid. Zo wordt de licentie wettelijk geacht ook te gelden voor rechthebbenden die hun rechten niet aan die beheersorganisatie hebben overgedragen. Dit zorgt dus voor een duidelijke afbakening met vaste afspraken rond enige vergoeding en duur. 

Route 2: een wettelijke uitzondering, als de licentie niet haalbaar is 

Zolang er geen representatieve beheersorganisaties is aangeduid voor de betrokken rechten/werken kan een erfgoedinstelling de OOC-werken ontsluiten via de zogenaamde OOC-“uitzondering”. Men moet de watervalregeling volgen en dus wel steeds nagaan of er geen representatieve beheersorganisatie werd aangeduid waarmee een collectieve licentie gesloten kan worden, vooraleer men terugvalt op deze uitzonderingsregeling. Wanneer er niets geregeld blijkt te zijn, omdat er bijvoorbeeld geen representatieve beheersorganisatie werd aangeduid bij Koninklijk Besluit, kan men een beroep doen op deze OOC-“uitzondering”. Het is zeker niet de bedoeling om zich op de uitzondering te beroepen als er geen akkoord bereikt kan worden met de aangeduide representatieve beheersorganisatie. 

De uitzondering houdt in dat: 

• de werken ter beschikking worden gesteld op een niet-commerciële website; en 
• de naam van de auteur en andere identificeerbare rechthebbenden gepubliceerd wordt bij het werk, tenzij dat onmogelijk blijkt. 

In die uitzonderingsroute zijn de mogelijkheden voor de erfgoedinstelling beperkt tot reproductie en mededeling aan het publiek (dus: online beschikbaar maken). De uitzondering laat massadigitalisering toe waar licentiëring niet praktisch beschikbaar is. Let wel, dit is niet zo niet wanneer er louter geen akkoord bereikt kan worden omtrent een licentieovereenkomst met de daartoe aangeduide representatieve beheersorganisatie.

Transparantie en mogelijkheid tot opt-out als kernwaarden 

De kern van OOC is dat het geen achterdeur is. Het systeem bevat waarborgen die het voor rechthebbenden werkbaar en controleerbaar maken om de regeling fair te houden voor alle stakeholders. De OOC-regeling steunt op twee harde waarborgen: 

Kernwaarde 1: transparantie 

Er geldt een voorafgaande kennisgevingsverplichting en publicitaire maatregelen die dienen te gebeuren via het EUIPO-portaal met wachttijd van zes maanden vóór publieke ontsluiting. Die publicatie moet o.a. toelaten dat rechthebbenden zien (i) welke werken het betreft en (ii) hoe ze kunnen uitsluiten door hun opt-outrecht uit te oefenen. 

Kernwaarde 2: een opt-out is altijd mogelijk 

Onder zowel het licentiemechanisme als de uitzondering kunnen rechthebbenden hun werken uitsluiten, algemeen of per geval, en zelfs per exploitatievorm. Dergelijke opt-out wordt voor een rechthebbende voorzien op toegankelijke manier via het EUIPO-portaal, en moet ook mogelijk zijn via de erfgoedinstelling zelf. Zodra de erfgoedinstelling (of de representatieve beheersorganisatie) kennis heeft van een opt-out, moet het gebruik worden beëindigd. In geval van werken met meerdere rechthebbenden volstaat een opt-out door één van hen om het gebruik te moeten stopzetten. 

Dit vertaalt zich best in een duidelijke notice-and-takedown bij de erfgoedinstelling zodat er binnen een redelijke termijn gereageerd kan worden. Een laagdrempelig contactpunt is eveneens aan te raden, inclusief een manier waarop een auteur/rechthebbende zich kan identificeren. 

Kortom, de OOC-regeling is ontworpen voor de ontsluiting van collecties op schaal, met een aandacht voor de belangen van zowel erfgoedinstellingen, als rechthebbenden. 

Takeaways 

De OOC-regeling biedt erfgoedinstellingen een werkbaar en schaalbaar kader om historisch materiaal dat niet langer commercieel beschikbaar is online toegankelijk te maken. En nog belangrijker, zonder onrealistische rechtenklaring per werk en ongeacht enige geldende auteursrechten. Collecties kunnen zo verantwoord worden ontsloten met respect voor rechthebbenden. Instellingen gebruiken namelijk een collectieve licentie waar mogelijk, of subsidiair een wettelijke uitzondering met transparantie, EUIPO-kennisgeving én een stevig opt-outmechanisme. 

Er wordt verwacht dat het aankomende Koninklijk Besluit zal zorgen voor concrete uitvoeringsmaatregelen van de OOC-regeling in België. Stay tuned voor onze analyse van die praktische elementen wanneer het KB wordt uitgevaardigd! 

Heb je een specifiek project op het oog of vragen rond de praktische toepassingen van de OOC-regeling? Neem contact op met het team van experten bij Timelex - we delen onze expertise graag en begeleiden je op pragmatische wijze in dit proces.